Factura electrónica en Colombia en 2026
La factura electrónica de venta es el mecanismo preferente para cumplir la obligación de facturar cuando una persona o empresa está obligada a hacerlo. La DIAN valida electrónicamente el documento antes de su expedición al adquirente.
¿Quién está obligado a facturar?
La DIAN incluye, entre otros, a responsables de IVA e impuesto nacional al consumo, comerciantes, personas que ejercen profesiones liberales o prestan determinados servicios, importadores, prestadores de servicios y contribuyentes inscritos en el Régimen Simple de Tributación, salvo las excepciones legales aplicables.
Por eso, no es correcto afirmar que “solo están obligadas las personas naturales por encima de cierto monto” ni que “todas las empresas sin excepción” deban facturar electrónicamente del mismo modo.
Qué necesitas para facturar electrónicamente
La DIAN resume tres elementos básicos:
- Estar registrado en el RUT.
- Contar con un software de facturación electrónica.
- Tener un certificado de firma digital.
Software gratuito de la DIAN
La DIAN ofrece un servicio de facturación electrónica gratuito. Puede ser utilizado por los sujetos habilitados para facturar electrónicamente y no está limitado por cantidad de documentos, montos, adquirentes, bienes o servicios una vez el usuario está incorporado al servicio.
Certificado de firma digital
Quienes usan el software de Facturación Gratuita DIAN pueden solicitar un certificado de firma digital gratuito desde el ambiente de habilitación. La DIAN indica que ese certificado tiene vigencia de un año.
Proceso general de habilitación
- Verifica que tu RUT y responsabilidades estén correctamente registrados.
- Ingresa al ambiente de habilitación de factura electrónica.
- Selecciona el modo de operación: software gratuito DIAN, desarrollo propio o proveedor tecnológico, según corresponda.
- Configura la solución y completa el proceso de habilitación exigido por la DIAN.
- Gestiona la numeración de facturación cuando sea requerida.
- Una vez habilitado, emite documentos con validación previa conforme a las reglas técnicas vigentes.
Numeración de facturación
La autorización de numeración es el acto mediante el cual la DIAN autoriza rangos y vigencia para la numeración de facturación. No debe confundirse la habilitación como facturador electrónico con la autorización de numeración.
¿Cuánto tarda la habilitación?
No existe un plazo universal de “2 a 5 días” que deba prometerse a todos los usuarios. El tiempo depende de la modalidad elegida, la configuración, las pruebas requeridas y cualquier incidencia en el proceso.
¿Cuánto cuesta?
El servicio de Facturación Gratuita DIAN no tiene costo. Si eliges un proveedor tecnológico o software privado, el precio depende del proveedor y del plan contratado, por lo que esta guía no publica una tarifa privada como si fuera oficial.
Factura electrónica y Régimen Simple
Los contribuyentes inscritos en el Régimen Simple de Tributación aparecen entre los sujetos obligados a expedir factura electrónica, conforme a las reglas vigentes. Si perteneces al RST, revisa también tus responsabilidades en el RUT.
Documentos y validación
La factura electrónica forma parte del sistema de facturación de la DIAN y opera bajo validación previa a su expedición. Además de la factura de venta, el sistema contempla otros documentos electrónicos y documentos equivalentes con sus propias reglas técnicas y jurídicas.
Fuentes oficiales
- DIAN — Facturación Gratuita
- DIAN — numeración y sujetos obligados
- DIAN — certificado digital gratuito